Hướng dẫn bạn cách tạo file Excel quản lý sản phẩm chuyên nghiệp, dễ thực hiện

Việc quản lý sản phẩm hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, việc theo dõi và cập nhật thông tin sản phẩm thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Do đó, sử dụng phần mềm Excel để quản lý sản phẩm là giải pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file Excel quản lý sản phẩm chuyên nghiệp, dễ thực hiện, giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng tầm hiệu quả kinh doanh.

Quản lý sản phẩm, kho hàng bằng Excel là gì?

Quản lý sản phẩm và kho hàng bằng Excel là một phương pháp sử dụng phần mềm bảng tính Microsoft Excel để theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến sản phẩm và kho hàng trong doanh nghiệp. Việc này bao gồm việc quản lý hàng tồn kho, đơn đặt hàng, cung cấp thông tin về sản phẩm, và thậm chí là lập kế hoạch sản xuất. Excel được sử dụng phổ biến do tính sẵn có, dễ sử dụng, và tính linh hoạt của nó.

Bạn đang xem: Hướng dẫn bạn cách tạo file Excel quản lý sản phẩm chuyên nghiệp, dễ thực hiện

Tính năng chính của việc quản lý sản phẩm bằng Excel

• Theo dõi hàng tồn kho: Excel cho phép bạn lưu trữ thông tin chi tiết về số lượng hàng tồn kho, tình trạng sản phẩm, và thời gian lưu trữ. Bạn có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu này để phản ánh các thay đổi trong kho hàng.
• Lập kế hoạch và dự báo: Sử dụng các công cụ của Excel như các hàm tính toán, bảng pivot, và biểu đồ, bạn có thể phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu và lập kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất.
• Quản lý đơn hàng: Excel có thể giúp bạn theo dõi các đơn đặt hàng, bao gồm thông tin về khách hàng, đơn giá, số lượng, và tình trạng giao hàng.
• Báo cáo và phân tích: Với khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh, bạn có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu về hiệu suất bán hàng, xu hướng tiêu dùng, và hiệu quả quản lý kho.
• Tích hợp và chia sẻ dữ liệu: Excel cho phép bạn dễ dàng chia sẻ các tệp và dữ liệu với các thành viên khác trong tổ chức, đồng thời hỗ trợ tích hợp với các phần mềm khác để mở rộng chức năng quản lý.

Tuy nhiên, dù Excel là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, nó cũng có một số hạn chế như khó khăn trong việc quản lý dữ liệu lớn, thiếu các tính năng tự động hóa phức tạp và bảo mật dữ liệu không cao như các hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp. Do đó, việc sử dụng Excel có thể phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc những nơi có nhu cầu quản lý đơn giản hơn.

Những số liệu nào cần có trong file Excel?

Trước khi tìm hiểu cách tạo file Excel quản lý sản phẩm, ta cần nắm được trong một file Excel dùng để quản lý sản phẩm và kho hàng, bạn cần bao gồm nhiều loại số liệu khác nhau để đảm bảo việc theo dõi và quản lý được chính xác và hiệu quả. Dưới đây là danh sách các loại số liệu cơ bản nên có trong file Excel này:

Thông tin sản phẩm

• Mã sản phẩm: Định danh duy nhất cho mỗi sản phẩm.
• Tên sản phẩm: Tên gọi của sản phẩm.
• Mô tả sản phẩm: Chi tiết về sản phẩm, bao gồm kích thước, màu sắc, vật liệu, vv.
• Danh mục sản phẩm: Phân loại sản phẩm theo các nhóm hoặc loại.
• Giá nhập: Giá mua vào của sản phẩm.
• Giá bán: Giá bán ra thị trường của sản phẩm.

Thông tin kho hàng

• Số lượng tồn kho: Số lượng hiện có của sản phẩm trong kho.
• Vị trí lưu trữ: Khu vực hoặc vị trí lưu trữ sản phẩm trong kho.
• Ngày nhập kho: Ngày sản phẩm được nhập vào kho.
• Hạn sử dụng: Thời hạn sử dụng hoặc hạn sử dụng tối ưu của sản phẩm.

Thông tin đơn hàng

• Mã đơn hàng: Mã số định danh cho mỗi đơn hàng.
• Ngày đặt hàng: Ngày khách hàng đặt hàng.
• Ngày giao hàng: Ngày dự kiến hoặc đã giao hàng.
• Trạng thái đơn hàng: Trạng thái hiện tại của đơn hàng (ví dụ: đang xử lý, đã giao, hoàn trả).
• Khách hàng: Tên của khách hàng hoặc bên nhận hàng.

Phân tích và dự báo

• Doanh số bán hàng: Thông tin về doanh số bán hàng của sản phẩm.
• Xu hướng tiêu dùng: Dữ liệu về nhu cầu và sở thích của khách hàng đối với sản phẩm.
• Dự báo nhu cầu: Ước tính nhu cầu tương lai dựa trên xu hướng và dữ liệu lịch sử.

Chú thích và ghi chú

Ghi chú đặc biệt: Bất kỳ thông tin đặc biệt nào cần lưu ý, như yêu cầu đặc biệt từ khách hàng hoặc lưu ý về sản phẩm.

Các loại dữ liệu này không chỉ giúp bạn kiểm soát tốt việc quản lý kho hàng và sản phẩm mà còn hỗ trợ bạn trong việc ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế và phân tích.

Ưu điểm, nhược điểm khi quản lý kho bằng file Excel

Ưu điểm khi quản lý sản phẩm bằng file Excel

• Miễn phí: Excel là phần mềm được cài đặt sẵn trên hầu hết các máy tính, do đó, bạn không cần phải chi trả bất kỳ khoản phí nào để sử dụng nó cho mục đích quản lý sản phẩm.
• Dễ sử dụng: Giao diện của Excel đơn giản và dễ hiểu, ngay cả những người không có nhiều kiến thức về tin học cũng có thể sử dụng nó một cách dễ dàng.
• Linh hoạt: Excel cung cấp nhiều tính năng và công thức đa dạng, cho phép bạn tùy chỉnh bảng tính để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.
• Hiệu quả: Excel có khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý sản phẩm.
• Dễ dàng sao lưu và chia sẻ: Bạn có thể dễ dàng sao lưu file Excel lên các thiết bị lưu trữ khác nhau và chia sẻ nó với những người khác.

Nhược điểm khi quản lý sản phẩm bằng file Excel

• Khó khăn khi quản lý lượng dữ liệu lớn: Khi lượng dữ liệu sản phẩm quá lớn, việc quản lý bằng Excel có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian.
• Dễ xảy ra sai sót: Doanh nghiệp có thể mắc sai sót trong quá trình nhập dữ liệu hoặc sử dụng công thức, dẫn đến thông tin sản phẩm không chính xác.
• Khó khăn khi chia sẻ dữ liệu: Việc chia sẻ dữ liệu sản phẩm giữa các bộ phận trong doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi sử dụng Excel.
• Thiếu tính bảo mật: File Excel không có tính bảo mật cao, do đó, dữ liệu sản phẩm có thể dễ bị đánh cắp hoặc thay đổi trái phép.
• Khó khăn khi tích hợp với các hệ thống khác: Excel khó có thể tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như hệ thống quản trị bán hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (ERP).

Hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý sản phẩm

Dưới đây là một hướng dẫn chi tiết bao gồm các bước cơ bản để bạn có thể bắt đầu với cách tạo file Excel quản lý sản phẩm:

Bước 1: Tạo bảng tính mới

• Mở phần mềm Microsoft Excel.
• Click vào nút “Blank workbook” trên màn hình khởi động.
• Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + N để tạo bảng tính mới.

Bước 2: Thiết kế các cột

• Cột A: Mã sản phẩm
• Cột B: Tên sản phẩm
• Cột C: Mô tả sản phẩm
• Cột D: Loại sản phẩm
• Cột E: Nhà cung cấp
• Cột F: Giá nhập
• Cột G: Giá bán
• Cột H: Đơn vị tính
• Cột I: Số lượng tồn kho
• Cột J: Mức tồn kho tối thiểu
• Cột K: Mức tồn kho tối đa
• Cột L: Hình ảnh sản phẩm (tùy chọn)

Bước 3: Nhập dữ liệu

• Bạn có thể nhập dữ liệu thủ công vào các ô tương ứng.
• Hoặc bạn có thể sử dụng các chức năng nhập dữ liệu tự động của Excel, chẳng hạn như Copy & Paste, Data Validation, Flash Fill,…

Bước 4: Sử dụng công thức

Sử dụng các công thức của Excel để tính toán các thông tin cần thiết, chẳng hạn như:

• Tổng giá trị tồn kho (Cột I * Giá bán – Cột F * Giá nhập)
• Giá trị hàng bán ra (Số lượng bán ra * Giá bán)
• Lợi nhuận (Giá trị hàng bán ra – Giá trị nhập hàng)

Bạn có thể tham khảo thêm các hàm và công thức của Excel trong phần Help của Excel.

Bước 5: Tạo báo cáo

Sử dụng các bảng tính Excel để tạo các báo cáo về tình hình sản phẩm, kho hàng, chẳng hạn như:

• Báo cáo doanh thu bán hàng theo sản phẩm
• Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm
• Báo cáo tỷ lệ hàng tồn kho quay vòng
• Báo cáo chi phí quản lý kho

Bước 6: Định dạng file Excel

Định dạng file Excel một cách rõ ràng và đẹp mắt để dễ dàng tra cứu thông tin.

Xem thêm : Hướng dẫn tra cứu Mã số thuế bằng CMND và CCCD mới

Bạn có thể sử dụng các tính năng định dạng của Excel, chẳng như:

• Thay đổi phông chữ và cỡ chữ
• Canh giữa, canh trái, canh phải
• Tô màu nền
• Thêm đường viền
• Chèn hình ảnh, biểu đồ

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý kho hàng

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (PMS) để quản lý kho hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tự động hóa các quy trình kho hàng

• PMS giúp tự động hóa các quy trình thủ công tốn thời gian như nhập kho, xuất kho, điều chỉnh tồn kho,…
• Giúp giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng.

Theo dõi và cập nhật tồn kho theo thời gian thực

• PMS cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho của mình bất cứ lúc nào.
• Giúp bạn theo dõi số lượng sản phẩm có sẵn, sản phẩm sắp hết hàng và sản phẩm lỗi thời.
• Cho phép bạn đưa ra quyết định mua hàng và bán hàng sáng suốt hơn.

Cải thiện khả năng kiểm soát hàng tồn kho

• PMS giúp bạn kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho của mình.
• Giúp bạn xác định các mặt hàng bán chạy và chậm chạy, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh của mình.
• Giúp bạn giảm thiểu tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít, tiết kiệm chi phí kho bãi và vốn lưu động.

Tăng cường khả năng truy xuất hàng hóa

• PMS giúp bạn dễ dàng theo dõi vị trí của từng sản phẩm trong kho.
• Giúp bạn xác định nhanh chóng và chính xác sản phẩm khi cần thiết.
• Giúp giảm thiểu thất thoát hàng hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng.

Tích hợp với các hệ thống khác

• PMS có thể tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như hệ thống quản trị bán hàng (CRM), hệ thống quản trị tài chính (ERP),…
• Giúp bạn tự động hóa các quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Cung cấp báo cáo và phân tích.
• PMS cung cấp cho bạn các báo cáo và phân tích chi tiết về hoạt động kho hàng của bạn.
• Giúp bạn theo dõi xu hướng tồn kho, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Nâng cao dịch vụ khách hàng

• PMS giúp bạn xử lý các đơn hàng khách hàng nhanh chóng và chính xác hơn.
• Giúp bạn theo dõi tình trạng đơn hàng và cập nhật cho khách hàng kịp thời.
• Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng và củng cố lòng trung thành của khách hàng.

Tuy nhiên, sử dụng PMS để quản lý kho hàng cũng có một số hạn chế:

• Chi phí: PMS có thể có chi phí ban đầu cao, đặc biệt là cho các doanh nghiệp nhỏ.
• Yêu cầu đào tạo: Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng PMS hiệu quả.
• Bảo trì: PMS cần được bảo trì và cập nhật thường xuyên.

Nhìn chung, sử dụng PMS để quản lý kho hàng là một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng, cải thiện dịch vụ khách hàng và tăng lợi nhuận.

Một số PMS phổ biến trên thị trường

• KiotViet:
• Sapo:
• GoSELL:
• SUNO.vn:
• MISA:

Kết luận

Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, hy vọng bạn đã có thể tự tạo cho mình một file Excel quản lý sản phẩm chuyên nghiệp và hiệu quả. Hãy kiên trì áp dụng cách tạo file Excel quản lý sản phẩm và không ngừng học hỏi những mẹo hay, chức năng mới của Excel để tối ưu hóa công việc quản lý sản phẩm của bạn. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• Cách sử dụng Excel: 5 hàm cơ bản nhất cho người mới bắt đầu
• Bật mí 15 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cho dân kế toán và văn phòng hiện nay

Để nâng cao chất lượng công việc và học tập, bạn đừng quên chuẩn bị cho mình chiếc máy tính xách tay thật bền và đầy đủ chức năng. Tại FPT Shop có sẵn rất nhiều sản phẩm mà bạn có thể tham khảo.

Laptop giá tốt

Nguồn: https://leplateau.edu.vn
Danh mục: Thủ Thuật